Digitálnou transformáciou k bezpapierovej kancelárii

Updated: Nov 11, 2021

Bezpapierová kancelária je v súčasnosti veľmi populárna téma vo svete. Mnoho spoločností a firiem sa snaží implementovať zlepšenia v tejto oblasti s cieľom zrýchliť procesy a odbúrať administratívu. Svoju osobitnú rolu v poslednom období zohrávajú už aj ekologické a klimatické ciele.


🔗 4 ALARMUJÚCE VECI, KTORÉ MUSÍTE VEDIEŤ PRED NAJATÍM IT PROVIDERA


bezpapierová kancelária v IT spoločnosti


Rýchla navigácia v blogu



Transformáciou k bezpapierovej kancelárii


Napriek tomu je miera použitia papieru vo firmách stále vysoká, čo prináša celú radu problémov pri spracovaní, výmene a archivácii dokumentov, ako aj vysokú administratívnu náročnosť. Obdobie COVIDu dostalo mnohé firmy na pokraj síl. Nezvládanie procesov vyvolalo potrebu rýchlej digitalizácie a automatizácie.


Digitalizáciou a automatizáciou je možné redukovať náklady v administratíve až o 30 percent v priebehu šiestich mesiacov a až o 50 percent v priebehu jedného roka.


Riešením sú moderné technológie


Pre množstvo ľudí je zavádzanie nových technológií do už zabehnutých procesov cestou po tenkom ľade. Obávajú sa, že implementácia nových postupov firme nepomôže a neprinesie nič iné, len komplikácie a neželané zvýšenie nákladov.


Firmy sú často konzervatívne a nerozmýšľajú nad prípadnými výhodami, ktoré by im pri ich podnikaní mohli poskytnúť súčasné moderné technológie.


Ich použitím, ako je napríklad umelá inteligencia - AI, alebo robotická procesná automatizácia - RPA, môžeme papier z procesov odstrániť a s ním aj problémy ktoré spôsobuje.

Ďalším benefitom je, že sa takto vytvára priestor pre zamestnancov vykonávať úlohy s vyššou pridanou hodnotou a netráviť čas rutinnou, opakujúcou sa prácou alebo banalitami.


Zavedenie bezpapierovej kancelárie v APM Digital


V APM Digital sa už dlhší čas venujeme digitalizácií procesov a preto neprekvapuje, že sme digitalizovali aj vnútrofiremne. Proces digitalizácie nebol okamžitý, prebiehal postupne a v súčasnosti sa nám podarilo dosiahnuť takmer 100 percentnú mieru digitalizácie. Umožnilo nám to výrazne efektívnejšie, rýchlejšie fungovanie, odkiaľkoľvek a dosiahli sme aj výraznú úsporu nákladov.


Digitalizovali sme vnútrofiremné procesy, ako sú účtovníctvo a backoffice

Ako prvú sme digitalizovali výmenu a spracovanie podkladov v účtovníctve. Papierové podklady sa hneď pri vstupe nascanujú a následne sa spracúvajú už len elektronicky. Následne prišli na radu procesy v oblasti administratívy, kde sme vo veľkej miere automatizovali manuálne činnosti, ako sú prepisovanie údajov zo systému do systému.


Digitalizovali sme vnútrofiremnú komunikáciu

Na internú komunikáciu sme už pred COVID-om zaviedli elektronické nástroje ako sú napr. MS Teams, prostredníctvom ktorých u nás prebieha komunikácia a výmena základných dokumentov. Zamestnanci môžu pracovať plnohodnotne na diaľku, bez zásadných dopadov na ich kvalitu práce. Komunikáciu v týchto náročných časoch vylepšuje aj náš prístup práce v agilných tímoch.


Digitalizovali sme sales a komunikáciu so zákazníkmi

Zaviedli sme cloudový CRM systém - Salesforce, ktorý nám dáva možnosť uceleného pohľadu na zákazníkov. Sales tím má pomocou tohto nástroja prístup k celej histórii komunikácie so zákazníkom odkiaľkoľvek, vie vytvárať objednávky a reporty apod. CRM sa v našej spoločnosti stalo za krátku dobu centrálnym nástrojom, do ktorého automatizovane nahrávame údaje z iných systémov.


Digitalizovali sme nábor kandidátov a komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie

CRM Salesforce sme nasadili aj pre komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie. Automatizácie spracujú profily z kariérneho portálu, ako napríklad Profesia. Automaticky sa uchádzačom prepošle online formulár pre spracovanie osobných údajov, ďalej automaticky spracuje maily a založí zložku kandidáta v CRM. Len tento krok sám o sebe šetrí firme mnoho času a tým nemalé finančné prostriedky.


Digitalizovali sme dochádzku a máme vlastného dochádzkového chatbota

Digitalizácia sa nevyhla ani dochádzke zamestnancov. Naši zamestnanci majú možnosť pri príchode do práce napísať chatbotovi a ich príchod je zaznamenaný. Takisto si veľmi rýchlo môžu pozrieť, kto z ich tímu je v súčasnosti v práci, má dovolenku alebo je nedostupný. Systém funguje odkiaľkoľvek, čo je v období remotnej práce obrovským prínosom. Systém nám umožňuje aj logovanie sa prostredníctvom mobilnej aplikácie z hociktorého miesta, prípadne v prípade potreby miesto logovania obmedziť na istú lokalitu.


Digitalizovali sme zmluvy a podpisy realizujeme elektronicky

Vzhľadom na konzultačnú povahu nášho biznisu sme často na cestách. Vnímali sme potrebu zefektívniť proces podpisovania zmlúv, nakoľko dochádzalo k zbytočným prieťahom pri ich podpisoch alebo zvýšenej administratívnej náročnosti. Zmluvy sme kompletne elektronizovali a zaviedli sme nástroj na elektronické podpisovanie zmlúv s dodatočnou SMS autentifikáciou podpisujúcich strán.


S úradmi komunikujeme elektronicky

Ak ste sa dočítali až sem, asi vás neprekvapí, že komunikácia s úradmi u nás prebieha kompletne elektronicky a v rámci aktuálnych možností štátnej správy.



Vďaka digitalizácii máme vyššiu kvalitu dát a šetríme mesačne tisícky EUR


Digitalizácia nám ušetrila nemalé prostriedky v oblasti administratívy, ale aj celkovo výrazne zefektívnila chod firmy a komunikáciu s externým svetom. Takisto nás odbremenila od nevyhnutnej fyzickej prítomnosti v kanceláriách.


Digitalizáciou sme dosiahli:

  • ušetrenie finančných prostriedkov na administratívne výkony a ďalšie činnosti vo výške tisícov EUR mesačne

  • výrazné zvýšenie kvality dostupných dát

  • schopnosť vytvárať rôzne automatizované reporty, čo predtým v tomto rozsahu nebolo možné

  • odstránenie manuálneho prepisovania údajov z jedného systému do druhého

  • zacielenie zamestnancov na iné, kvalifikovanejšie úlohy

  • odstránenie potreby častých ciest na poštu a späť

  • jednotný a rýchly prehľad o komunikácii so zákazníkmi a uchádzačmi o prácu

  • zníženie potreby fyzickej prítomnosti v kanceláriách


 


Chýbajú Vám IT Experti? Získajte Vášho už v priebehu 10 dní!


 

4 ALARMUJÚCE FAKTY, KTORÉ MUSÍTE VEDIEŤ PRED VÝBEROM

VÁŠHO IT PROVIDERA

Ste si istí, že máte najlepšieho poskytovateľa IT?


Nesprávny výber poskytovateľa IT vás môže stáť veľa peňazí. APM Digital vám ponúka transparentný a férový prístup, rýchle využívanie moderných digitálnych technológií a odborné znalosti IT z regiónu strednej a východnej Európy a zámorských krajín.


 


Náš IT outsourcing vám poskytne flexibilitu a možnosť výberu

Získajte IT expertov zo Slovenska, Česka, Maďarska a Poľska | alebo z offshore krajín




Zvýšte vašu efektivitu modernými digitálnymi technológiami

Zbavte sa papiera, tlačte a pracujte odkiaľkoľvek




Neohrozujte váš biznis ignorovaním automatizácie

Modernizujte svoju kanceláriu a digitálny predaj pomocou našich automatizačných platforiem!


Prestaňte strácať čas ručným spracovaním e-mailov a kancelárskych dokumentov. Zrýchlite svoj digitálny predaj a vyhľadávanie s automatizačnými platformami a dosiahnite novú úroveň kvality.





360° konzultácia s expertom ZADARMO: Predbehnite vašu konkurenciu s digitálnym officom (300 EUR hodnota)

Zistite od nás, kompetentného IT partnera, čo môžete dosiahnuť!


Získajte bezplatnú odbornú konzultáciu, počas ktorej naši experti zhodnotia vašu situáciu.


 

Kontaktujte náš obchodný tím a získajte informácie o pricingu

Ozveme sa vám do 24 hodín!


 

Sledujte nás na sociálnych sieťach a majte vždy aktuálne informácie z digitálneho sveta


🔗 Linkedin | 🔗 Facebook | 🔗 Instagram


 

©Copyright APM Digital, 2021

105 views