Bezpapierová kancelária je v súčasnosti veľmi populárna téma vo svete. Mnoho spoločností a firiem sa snaží implementovať zlepšenia v tejto oblasti s cieľom zrýchliť procesy a odbúrať administratívu. Svoju osobitnú rolu v poslednom období zohrávajú už aj ekologické a klimatické ciele.
Rýchla navigácia v blogu
Transformáciou k bezpapierovej kancelárii
Napriek tomu je miera použitia papieru vo firmách stále vysoká, čo prináša celú radu problémov pri spracovaní, výmene a archivácii dokumentov, ako aj vysokú administratívnu náročnosť. Obdobie COVIDu dostalo mnohé firmy na pokraj síl. Nezvládanie procesov vyvolalo potrebu rýchlej digitalizácie a automatizácie.
Digitalizáciou a automatizáciou je možné redukovať náklady v administratíve až o 30 percent v priebehu šiestich mesiacov a až o 50 percent v priebehu jedného roka.
Riešením sú moderné technológie
Pre množstvo ľudí je zavádzanie nových technológií do už zabehnutých procesov cestou po tenkom ľade. Obávajú sa, že implementácia nových postupov firme nepomôže a neprinesie nič iné, len komplikácie a neželané zvýšenie nákladov.
Firmy sú často konzervatívne a nerozmýšľajú nad prípadnými výhodami, ktoré by im pri ich podnikaní mohli poskytnúť súčasné moderné technológie.
Ich použitím, ako je napríklad umelá inteligencia - AI, alebo robotická procesná automatizácia - RPA, môžeme papier z procesov odstrániť a s ním aj problémy ktoré spôsobuje.
Ďalším benefitom je, že sa takto vytvára priestor pre zamestnancov vykonávať úlohy s vyššou pridanou hodnotou a netráviť čas rutinnou, opakujúcou sa prácou alebo banalitami.
Zavedenie bezpapierovej kancelárie v APM Digital
V APM Digital sa už dlhší čas venujeme digitalizácií procesov a preto neprekvapuje, že sme digitalizovali aj vnútrofiremne. Proces digitalizácie nebol okamžitý, prebiehal postupne a v súčasnosti sa nám podarilo dosiahnuť takmer 100 percentnú mieru digitalizácie. Umožnilo nám to výrazne efektívnejšie, rýchlejšie fungovanie, odkiaľkoľvek a dosiahli sme aj výraznú úsporu nákladov.
Digitalizovali sme vnútrofiremné procesy, ako sú účtovníctvo a backoffice
Ako prvú sme digitalizovali výmenu a spracovanie podkladov v účtovníctve. Papierové podklady sa hneď pri vstupe nascanujú a následne sa spracúvajú už len elektronicky. Následne prišli na radu procesy v oblasti administratívy, kde sme vo veľkej miere automatizovali manuálne činnosti, ako sú prepisovanie údajov zo systému do systému.
Digitalizovali sme vnútrofiremnú komunikáciu
Na internú komunikáciu sme už pred COVID-om zaviedli elektronické nástroje ako sú napr. MS Teams, prostredníctvom ktorých u nás prebieha komunikácia a výmena základných dokumentov. Zamestnanci môžu pracovať plnohodnotne na diaľku, bez zásadných dopadov na ich kvalitu práce. Komunikáciu v týchto náročných časoch vylepšuje aj náš prístup práce v agilných tímoch.
Digitalizovali sme sales a komunikáciu so zákazníkmi
Zaviedli sme cloudový CRM systém - Salesforce, ktorý nám dáva možnosť uceleného pohľadu na zákazníkov. Sales tím má pomocou tohto nástroja prístup k celej histórii komunikácie so zákazníkom odkiaľkoľvek, vie vytvárať objednávky a reporty apod. CRM sa v našej spoločnosti stalo za krátku dobu centrálnym nástrojom, do ktorého automatizovane nahrávame údaje z iných systémov.
Digitalizovali sme nábor kandidátov a komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie
CRM Salesforce sme nasadili aj pre komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie. Automatizácie spracujú profily z kariérneho portálu, ako napríklad Profesia. Automaticky sa uchádzačom prepošle online formulár pre spracovanie osobných údajov, ďalej automaticky spracuje maily a založí zložku kandidáta v CRM. Len tento krok sám o sebe šetrí firme mnoho času a tým nemalé finančné prostriedky.
Digitalizovali sme dochádzku a máme vlastného dochádzkového chatbota
Digitalizácia sa nevyhla ani dochádzke zamestnancov. Naši zamestnanci majú možnosť pri príchode do práce napísať chatbotovi a ich príchod je zaznamenaný. Takisto si veľmi rýchlo môžu pozrieť, kto z ich tímu je v súčasnosti v práci, má dovolenku alebo je nedostupný. Systém funguje odkiaľkoľvek, čo je v období remotnej práce obrovským prínosom. Systém nám umožňuje aj logovanie sa prostredníctvom mobilnej aplikácie z hociktorého miesta, prípadne v prípade potreby miesto logovania obmedziť na istú lokalitu.
Digitalizovali sme zmluvy a podpisy realizujeme elektronicky
Vzhľadom na konzultačnú povahu nášho biznisu sme často na cestách. Vnímali sme potrebu zefektívniť proces podpisovania zmlúv, nakoľko dochádzalo k zbytočným prieťahom pri ich podpisoch alebo zvýšenej administratívnej náročnosti. Zmluvy sme kompletne elektronizovali a zaviedli sme nástroj na elektronické podpisovanie zmlúv s dodatočnou SMS autentifikáciou podpisujúcich strán.
S úradmi komunikujeme elektronicky
Ak ste sa dočítali až sem, asi vás neprekvapí, že komunikácia s úradmi u nás prebieha kompletne elektronicky a v rámci aktuálnych možností štátnej správy.
Vďaka digitalizácii máme vyššiu kvalitu dát a šetríme mesačne tisícky EUR
Digitalizácia nám ušetrila nemalé prostriedky v oblasti administratívy, ale aj celkovo výrazne zefektívnila chod firmy a komunikáciu s externým svetom. Takisto nás odbremenila od nevyhnutnej fyzickej prítomnosti v kanceláriách.
Digitalizáciou sme dosiahli:
ušetrenie finančných prostriedkov na administratívne výkony a ďalšie činnosti vo výške tisícov EUR mesačne
výrazné zvýšenie kvality dostupných dát
schopnosť vytvárať rôzne automatizované reporty, čo predtým v tomto rozsahu nebolo možné
odstránenie manuálneho prepisovania údajov z jedného systému do druhého
zacielenie zamestnancov na iné, kvalifikovanejšie úlohy
odstránenie potreby častých ciest na poštu a späť
jednotný a rýchly prehľad o komunikácii so zákazníkmi a uchádzačmi o prácu
zníženie potreby fyzickej prítomnosti v kanceláriách
Máš problémy s hľadaním IT špecialistov pre svoje projekty?
Naši odborníci môžu začať už do 10 dní. Kontaktuj nás a my sa Ti ozveme do 24 hodín.
👉 Vyplň kontaktný formulár
👉 alebo nám napíš na sales@apmdigital.eu
Prístup k okamžite dostupným IT špecialistom na našej webovej stránke
👉 klikni pre zoznam IT špecialistov
Čo s nami získaš?
Sme stabilný IT partner v Nemecku a na Slovensku a poskytujeme prémiové 5* hviezdičkové služby v oblasti IT outsourcingu a lízingu. Vďaka kanceláriámv Nemecku a na Slovensku sme zároveň veľmi blízko k našim zákazníkom. Pokrývame rôzne technológie, ako napríklad JAVA, .NET, C#, C++, CRM, PHP, Angular, React, Full-stack, MS Dynamics, Salesforce, iOS, Swift. Poskytujeme aj špecialistov na riadenie projektov, ako sú projektoví manažéri, asistenti PMO a SCRUM Masters.
👉 navštív náš web www.apm.digital